Транспортная компания ( ТК ) имеет собственный парк грузовых машин в количестве 3 автомобилей ( г/п 7 т), 2 водителя. Автомобили находятся в лизинге. Также привлекаются к работе наемные автомобили.

Составьте список кто и кому должен и сроки оплаты. Если задолженность просроченная зафиксируйте дату с которой долг стал просроченным. Это поможет при планировании оплаты задолженности распределить график погашения.

В нашем примере:
Был только примерный список дебиторской и кредиторской задолженности.  Почему примерный – какие-то документы потеряны, вся информация в голове.
На просьбу предоставить список задолженностей – примерно 1,5 -2 млн пишите, так не пойдет. Начали восстанавливать долги:
80% - с помощью бухгалтерии восстановили
10% - нашли в документах не переданных в бухгалтерию
5% - в процессе октября сами напомнили о себе
5% - (очень надеюсь не более) еще дадут о себе знать позже.

Как выяснилось, что вместо того, что думали не более 2 млн долгов – около 4 млн!!! Контрагенты выставляют претензии на АТИ (площадка для поиска грузов и машин) и обращаются в суд. Лизинговые компании периодически забирают автомобили и грозятся расторгнуть договор.

У каждого собственника свои вопросы и свое видение того, что он хочет знать. Какие показатели его интересуют.

Мы рассматривали вопросы такие как:
1. Где прибыль?
2. Где деньги?
3. Сколько каждая машина зарабатывает?
4. Что выгоднее иметь собственный транспорт или пользоваться услугами наемных машин?
5. Расчет прибыльности каждого рейса.
6. Учет топлива.
7. Не воруют ли у меня водители?

Транспортная компания :
Подразделения:
-Машина 1 ( каждый рейс - это проект)
-Машина 2 ( каждый рейс - это проект)
-Машина 3 ( каждый рейс - это проект)
-Наемные машины
-Офис

В таком варианте мы можем разделить бизнес на подразделения: наемный и собственный транспорт и понимать какое направление как работает. Также можем видеть аналитику какая машина лучше работает. И сколько уходит на содержание административных работников.
Внедрив каждый рейс собственной машины как проект, мы можем видеть аналитику по каждому рейсу, сколько пробег, стоимость км в рублях в целом по рейсу, заработная плата водителю и топливо. Возможно добавление дополнительных расходов как платная дорога, страхование груза и пр.

1.Статьи движений денежных средств для вопроса «Где деньги?». Вот основные:
Оплата от покупателей (собственный транспорт)
Оплата от покупателей (наемный транспорт)
Оплата наемным покупателям
Заработная плата
Топливо
Реклама
Запчасти
Лизинг
Банковские услуги
Страхование груза
ОСАГО/КАСКО
Налоги
2. Статьи доходов и расходов для вопроса «Где прибыль?»:
Они схожи со статьями движений денежных средств, но главное их разделить на прямые затраты, косвенные (управленческие и коммерческие) затраты. Это нам даст возможность видеть валовую прибыль, операционную прибыль и чистую прибыль

Мы ведем учет в 1С УНФ в синхронизации с 1С Бухгалтерия.
На начальных этапах вы можете вести сами в табличках или купить программу любую, которая позволит вам вести учет.

Почему так: все 3 учета строятся на одних документах, но в разном виде и особенно если у вас в табличках, то это двойной и ручной ввод данных. Заводя документы для управленческого учета данные автоматом передаются в бухгалтерию, где формируется уже бухгалтерская и налоговая отчетность.
Это удобно, практично, все в одном месте.

Транспортная компания ( ТК ) имеет собственный парк грузовых машин в количестве 3 автомобилей ( г/п 7 т), 2 водителя. Автомобили находятся в лизинге. Также привлекаются к работе наемные автомобили.


Валовая прибыль по проектам:


Зная, что допустим Рейс № 1 выручка 266 000, пробег 5688 км, то средняя ставка машины грузоподъемностью 7 тонн 46,76 за рейс. Вопрос к логистам – это рыночная ставка или заниженная?

Мы выяснили, что даже при учете, что 1 машина не работает компания приносит прибыль и ее хватает на покрытие собственных расходов.
По отчету Денежный поток мы видим, что 212 тр в октябре забрал собственник, а заработали мы 306 тр.
70% дохода собственник выводит себе денежные средства, оставшихся 30 % не хватает на погашение долгов.
Погашение лизинга на легковую машину, ремонт и заправка такой машины, покупка товаров не для организации – это все доходы собственника, выраженные в натуральном виде. Очень многие считают, что у них маленький доход, так как за доход они считают только полученные денежные средства, а оплата, например лизинговой машины для собственных нужд это расход фирмы. Нет – для управленческого учета это доход.

Например Машина 2:
У нее в октябре было 2 рейса:


Прямые расходы мы определили, что это топливо и заработная плата водителя
Косвенные расходы делим на:
Коммерческие -  относится к машине (ремонт, запчасти, ТО, страховки и пр)
Управленческие – все что относится в целом для бизнеса (банк, зп администрации, канцтовары и пр) и распределяется между всеми подразделениями.

Операционная прибыль
Наемный транспорт – 213 тр
Собственный транспорт 93 тр
Вы скажете по цифрам наемный, но надо смотреть более детально. Одна машина в октябре не работала и принесла убыток в виде лизингового платежа. Если бы работали все 3 машины по цифрам был бы другой результат.

Мы можем видеть отчет не только по каждому рейсу, но и отчет по каждому рейсу наемной машины. Главное правильно определить какие показатели интересны.
В нашем примере собственник считал, что для выгоды рейса надо смотреть:
Своя машина – выручка минус топливо и зп водителю
Наемная машина – выручка минус оплата водителю.

Учет топлива мы не смогли настроить, так как нам не предоставили путевые листы, а те, которые были - неправильно заполнены. Мы объяснили важность заполнения данного документа не только для проверяющих органов, но и в первую очередь для себя. Это ваш бизнес.

Кто ж его знает) Одно из основных это учет топлива, контроль пробега, учет ТМЦ, выданных сотруднику – к сожалению ничего этого не ведется в организации и не планируется.